business letter-Ngayogyakarta Hadiningrat Mataram Kingdom

[Fingerman]

Pembuatan Surat Dinas

Dalam Bahas Inggris

Disusun Oleh :

Ramelan Subagyo

(Disarikan dari Tulisan Mengenai ”Structure and Presentation”

Judul Buku dan Pengarang Asli : Anonim)

Yogyakarta, Mei 2009

A. Pengetahuan Dasar Pembuatan Surat

Dalam Bahasa Inggris.

SUBAGYO Co. ltd.

1001 Kyai Ramelan Street,

Ngayogyakarta Hadiningrat 9051956,

Mataram Kingdom

Ph.. 62-274-100001, Fax. 62-274-100007

9th August 2008

Ref No :

Ms Night Butterfly

123 Flower Market St

Yogyakarta 10113

Indonesia

Dear Ms Butterfly

Re : Catalogue of services

Refering to your enquiry on the services provided by our company, please find

attached our catalogue and price list for the services you said you were interested in.

We would welcome you any further enquires you have, and look forward to hearing

from you.

Yours sincerely,

Mas Ram

Sales Manager

Diatas adalah contoh sebuah surat dinas / business letter. Beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam penulisan dari suatu surat dinas adalah sebagai berikut :

1. Alamat tujuan (Inside / receiver’s address)

1.1. Apabila Nama Keluarga (Surename) diketahui.

Jika diketahui nama keluarga dari yang akan dikirimi surat, tuliskan

nama tersebut didahului dengan nama depan atau inisialnya. Contoh

Mr. John Smith atau Mr. J. Smith, Mr. Sastro Menggolo atau Mr. S.

Menggolo, tetapi jangan Mr. Smith atau Mr. Menggolo saja.

1.2. Gelar

Gelar kehormatan yang sering dipakai dalam surat menyurat adalah

sebagai berikut :

Mr (dengan atau tanpa titik), singkatan dari Mister

Mrs (dengan atau tanpa titik, singkatan dari Misiz. Diperuntukkan bagi

wanita yang sudah menikah)

Miss, digunakan untuk wanita yang belum menikah

Ms (dengan atau tanpa titik), dibaca Miz atau Mêz, diperuntukkan bagi

wanita, baik yang sudah menikah atau belum. Jaman sekarang, dalam

surat menyurat, wanita lebih senang dipanggil dengan memakai Ms

mengingat bahwa status perkawinan tidak ada hubungannya dengan

surat dinas.

Gelar-gelar lain yang biasa dimasukkan dalam menulis alamat tujuan

adalah : Doctor (Dr.); Professor (Prof.); Pangkat seperti Captain (Capt.),

Major (Maj.), Colonel (Col.), General (Gen.), gelar kebangsawanan Sir

diikuti dengan nama depan, contohnya : Sir John Brown, tapi jangan

menulis Sir J. Brown atau Sir Brown. Demikian juga untuk Dame, Lord,

Baroness, dst.

1.3. Jabatan

Jika gelar/status tidak diketahui, kita bisa membuat asumsi mengenai

jabatan atau gelarnya (misalnya The Sales Manager, The Finance

Director)

Bisa juga kita menggunakan nama kantor, misalnya The Sales

Department, The Account Department

Apabila kita tidak tahu sama sekali mengenai siapa di kantor atau

perusahaan yang akan kita kirimi surat, kita bisa menggunakan nama

kantor atau perusahaan ybs, misalnya Subagayo Co. Ltd; Messrs Collier

& Clerke & Co).

1.4. Urutan penulisan alamat tujuan

Dalam menuliskan alamat tujuan, hendaknya mengikuti urutan sebagai

berikut :

1) Nama Gedung

2) Nomor Bangunan dan Nama Jalan

3) Nama Kota dan Kode Pos

4) Nama Negara

Contoh :

Ministry of Industry

Kav 52-53, Gatot Subroto Road

Jakarta12950

Indonesia

3. Tanggal

Penulisan bulan, jangan menggunakan angka, karena bisa menimbulkan

kebingungan, mengingat sistim yang diterapkan disetiap negara berbeda-beda.

Ada yang bulan didepan, ada yang ditengah. Sehingga jangan menulis 11.1.09

tetapi tulislah January 11, 2009; atau 11th January 2009. Seyogyanya juga

jangan menyingkat nama bulan, misalnya November menjadi Nov. Sebaiknya

ditulis lengkap. Sekali anda memilih satu format, misalnya 11th January 2009,

hendaklah format ini dipakai secara konsisten disemua penulisan tanggal

dalam surat tersebut. Jangan sampai di Kepala Surat menggunakan 11th

January 2009, tetapi di badan surat menggunakan January 11th, 2009.

3. “For the attention of”

Dalam surat-menyurat bahasa Indonesia, biasanya ditulis “u.p” (untuk

perhatian). Dalam surat bahasa Inggris, For the attention of ditulis setelah

Inside Address. Contohnya adalah sbb :

Agency for Industrial Research and Development, MOI

Kav 52-53 Gatot Subroto Road

Jakarta 12950

Indonesia

For the attention of Head of Center for Leather, Rubber and Plastics

Dear Sirs,

Re : Catalogue of services

Refering to …………… etc

4. Salam Pembuka (Salutation)

Dear Sir; diperuntukkan bagi pria yang namanya tidak diketahui

Dear Sirs, diperuntukkan bagi suatu perusahaan

Dear Madam, diperuntukkan bagi wanita yang namanya tidak diketahui, baik

yang sudah menikah atau belum

Dear Sir or Madam, diperuntukkan bagi seseorang yang tidak diketahui

namanya dan jenis kelaminnya, apakah pria atau wanita.

Dear (diikuti nama keluarga), ini dipergunakan apabila diketahui nama orang

yang akan dikirimi surat. Contohnya adalah : Dear Mr. Smith (tapi jangan Dear

Mr. John Smith atau Dear Mr. J. Smith). Koma setelah salam pembuka adalah

bersifat opsional.

Di USA, surat yang ditujukan kepada suatu perusahaan sering menggunakan

salam pembuka “Gentlemen” diikuti dengan titik koma (“;”).

5. Penutup (Complimentary closes)

Untuk surat yang diawali dengan salam : Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam,

Dear Sir or Madam, diakhiri dengan salam penutup Yours faithfully.

Untuk surat yang diawali dengan salam pembuka : Dear Mr. James, Dear Mrs.

Robinson, Dear Ms Jasmin, diakhiri dengan salam penutup Yours sincerely.

Dijaman sekarang, hindari salam penutup yang berlebihan model lama, seperti

: We remain yours faithfully; Respectfully yours, dll.

Untuk yang sudah akrab / teman, sering digunakan Yours truly atau Best

wishes.

6. Tanda Tangan (Signature)

Seyogyanya selalu tuliskan nama terang anda, setelah tanda tangan. Untuk

memberi kejelasan kepada si penerima surat (terutama untuk yang belum

mengenal anda, seyogyanya dituliskan Status anda, misalnya : (Mr) R.

Subagyo atau R. Subagyo (Mr).

7. Per pro

Per pro (p.p.) kadang-kadang digunakan dalam menandatangani surat. Selain

p.p. bisa juga digunakan for and on behalf of yang dalam bahasa Indonesia

diartikan sebagai atas nama (a.n.).

Contoh :

……………………. any further enquires you have, and look forward to hearing

from you.

Yours sincerely,

p.p. Subagyo Co. Ltd.

Mas Ram

Sales Manager

7. Enclosure

Enclosure ini ditulis dibagian surat paling bawah, kemudian dituliskan

dibawahnya daftar dokumen yang dilampirkan. Contoh :

Yours sincerely,

Mas Ram

Sales Manager

Encl. :

1. Company Profile

2. Price List

8. Private ad confidential

Tulisan ini (Private and Confidential = Pribadi dan Rahasia) dapat dituliskan

dibagian atas dari surat, setelah salam pembuka (lihat contoh). Kata-kata lain

yang sering digunakan antara lain : “Confidential” (Rahasia), “Strictly

Confidential” (Sangat Rahasia). Contoh :

Ms Night Butterfly

123 Flower Market St

Yogyakarta 10113

Indonesia

Private and confidential

Dear Ms Butterfly,

Refering to ……………………….. etc.

9. Subject Titles (perihal)

Penulisan perihal dalam sebuah surat bisa dimaksudkan sebagai penghematan

penulisan, dari pada harus menuliskannya dalam paragraph pertama sebuah

surat. Contoh :

Ms Night Butterfly

123 Flower Market St

Yogyakarta 10113

Indonesia

Dear Ms Butterfly,

Re : 100th Meeting of the Association of International Dakon Players in

Yogyakarta, 1 January 2009 – 31 December 2010.

Refering to the above mentioned subject ………………………. etc

10. Copies (Tembusan)

Cc. (Carbon Copies) biasanya ditulis dibagian bawah dari sebuah surat.

Kadang-kadang digunakan b.c.c. (blind carbon copies), ini dimaksudkan

bahwa si pengirim mengirim tembusan kepada orang lain selain penerima

utama, namun pengirim tidak menghendaki si penerima utama tahu kemana

tembusan dikirimkan. Contoh :

Yours sincerely,

p.p. Subagyo Co. Ltd.

Mas Ram

Sales Manager

c.c. President Director

11. Menulis alamat pengirim diamplop

Yang dituliskan diamplop, sama dengan apa yang tertulis dalam inside

address.

Mr. G. Penter

49 Memorial Road

ORPINGTON

Kent

BR6 9UA

Messrs W. Brownlow & Co

600 Grand Street

LONDON

UNITED KINGDOM

WIN 9UZ

B. Contoh-Contoh Surat Dalam Bahasa Inggris Untuk

Berbagai Keperluan Khusus.

Berikut ini beberapa contoh isi dari surat untuk berbagai keperluan :

1. Membuat Janji

Dear Mr. Subagyo

I would like to contact you with a view to making an appointment to see you

to discuss the possibility of setting up cooperation on production of a new

movie.

I will be in my office all next week, and if you could phone me on 62-21-

1001001, I would be glad to arrange a meeting with you.

Yours sincerely

Sylvester Stalone

2. Konfirmasi Janji

Dear Mr. Stalone

Mr. Ramelan Subagyo has asked me to confirm the appointment you made

to see him. He looks forward to meeting you at 11.30 in his office, at the

above address, on Tuesday 2 August.

Yours sincerely

Brittney Spears

Secretary

3. Membatalkan Janji

Dear Mr. Obama

I am sorry to tell you that Mr. Subagyo will not be able to keep the

appointment he made to see you on Tuesday 2 August. Unfortunately an

urgent matter has come up in our Klaten office and need an immediate

attention of Mr. Subagyo. He offers his sincere apologies for the

inconvenience and will contact you as soon as he returns to Washington.

Yours faithfully

Brittney Spears

Secretary

4. Menolak Undangan

Dear Mr. Sharuk Khan

H.E. Mr. Ramelan Subagyo thanks you very much for the kind invitation you

sent to attend the reception next month at your house.

Although H.E. Mr. Subagyo would like to have come, he will be in Outer

Space at that time. However, he sends you his best wishes and appologies

for not being able to attend, and hopes that you will send another ivitation at

some futur date, when he does not have any commitments.

Your sincerely,

5. Surat Ucapan Belasungkawa

Dear Mr. Kena Musibah

I was shocked to hear about the death of your father, Mr. Seda Sekeca,

and offer my condolences. He was a fine person, and a well-liked man who

will be sadly missed by all who knew him.

Please pass my sincerest sympathies on to his family, and ensure them that

all his associates will have only the fondest memories of him.

Yours sincerely,

5. Surat Ucapan Selamat

Dear Mr Menang Pemilu

I would like to offer my congratulations on your being elected a a member of

the Parliament.

No one has done more to deserve the honour, or has worked harder to

promote our interests. You can count on me and my company to give you

any assistance you require in your term of office, and I wish you every

success for the future.

Yours sincerely,

Terima Kasih

Semoga Dapat bermanfaat